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有关学校报送文件格式现作统一管理

作者: 时间:2021-11-29 点击数:

有关学校报送文件格式现作统一管理

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《河南职业技术学院党政办公室文件》用于党政办根据授权,传达党委和行政的决议或决定,发布有关事项等。

(一)发文字号。由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔 〕”括入;序号不编虚位(即1不编001),不加“第”和“字”。下行文和平行文发文字号用3号仿宋体字居中排布;上行文居左空1字。

河南职业技术学院以院党委、院行政名义的发文,分别编“院党字〔××××〕××号”或“院字〔××××〕××号”;属学院某一方面工作的文件,其代字为 “院*”,如:人事工作编为“院人字〔××××〕××号”。

(二)签发人。上行文应当注明签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。“签发人”用3号仿宋体字,“签发人”后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名,签发人姓名居右空1字。

第九条 学院党政公文的主体包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等内容。

(一)公文标题。由发文单位、事由和文种三部分组成。如:“中共河南职业技术学院委员会关于加强学生思想政治工作的通知”,发文单位是“中共河南职业技术学院委员会”,事由是“加强学生思想政治工作”,文种是“通知”。公文标题应完整、准确、简要,标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。公文标题在红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

制发规范性公文,应当在标题中写“公布”;制发本单位产生的其他公文,应当在标题中写“印发”;转发上级、同级或者不相隶属机关的公文,应当在标题中写“转发”。

(二)主送机关。标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,需回行时仍顶格;应当使用机关全称或规范化简称、统称;最后一个主送机关名称后标全角冒号。机关名称排列,首先是主送机关,其次是其他机关。在此原则下,按党、政、军、群的顺序排列。标题下不需要主送机关的公文,主送机关可标注在主题词之下抄送之上。

(三)公文正文。主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号黑体字或小标宋体字。结构层次序数,第一层用“一、”,第二层用“(二)”,第三层用“1.”,第四层用“(1)”。引用公文应先引标题,后引发文字号,发文字号应加圆括号。

(四)附件。公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。多个附件应用阿拉伯数码(如“附件:1. ××××”)注明顺序;附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订,并在附件左上角第一行顶格用3号黑体字标识“附件”,有序号时标识序号(如“附件一”)。

(五)成文时间。会议通过的文件,以通过日期为准;领导签发的文件,以领导签发日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全,“○”不得写为“零”或“0”。

(六)公文生效标识。单一单位制发的公文落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章采用下套方式,上距正文2-4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色。

联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文单位都应当加盖印章。联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办单位印章在前,两个印章均压成文时间,印章之间互不相交或相切。

当联合行文需加盖3个以上印章时,应将发文单位名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办单位印章在前,每排最多排3个印章,最后一排如余下1个或2个印章,均居中排布;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

当正文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应当采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(七)附注。公文如有附注(需要说明的其他事项),用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

“请示”应在附注处注名联系人的姓名和电话。

第十条 学院党政公文的版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等内容。

(一)主题词。置于公文末页抄送栏之上,“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后用全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字,不用标点符号。除类别词外,主题词一般不超过5个。

(二)抄送机关。即除主送单位外,需了解此公文内容的其他有关单位。送往上级单位,为抄报;送往下级单位为抄送。抄报、抄送单位名称置于主题词栏下一行,左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送单位之间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送单位对齐;在最后一个抄送单位后标句号。抄送单位名称排列同主送单位。如主送单位移至主题词下,标识方法同抄送单位。

(三)印发机关和印发时间。位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置,用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。

(四)版记中的反线及位置。版记中各要素之间均加一条反线,宽度同版心。版记应置于公文最后一页(封四),版记的最后一个要素置于最后一行。

(五)页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页之后的页不标页码。

第十一条 公文表格。公文如需附表,对于A4纸型横表,应将页码放在横表的左侧;单页码置于表的左下方,双页码置于表的左上角;单页码标头在订口一边,双页码标头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四应为空白;将A3纸型表格贴在封三前,不应该贴在最后一页(封四)上。

第十二条 公文用纸。党政公文一般采用国际标准A4纸型(210mm×297mm),每页22行,每行28字。文字自左至右横写横排,左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。


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